Arbeitshilfen

Über 25 Jahre Praxiserfahrung in der Unternehmensberatung machen uns zu Experten. Dabei haben wir hilfreiche Werkzeuge erstellt. Diese möchten wir gerne mit Ihnen teilen.

Organisation und Einsatzplanung

Entnommen aus dem Handbuch Ambulante Einsatzplanung, 2. Auflage 2014 finden Sie Arbeitshilfen zum Themenbereich Organisation und Einsatzplanung sowie Controlling.

Über die Auswertung der erbrachten Leistungen SGB XI lassen sich Hinweise für „Vergessenen Leistungen“ = mutmaßlich erbrachte aber nicht abgerechnete Leistungen finden. 

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Die Masse an Kennzahlen, die viele Programme erzeugen, hilft nicht unbedingt im täglichen Geschäft weiter. Dabei reichen sehr wenige Kennziffern, um schnell erkennen zu können, ob die Einrichtung wirtschaftlich erfolgreich arbeitet. Andreas Heiber hat dies in der Häuslichen Pflege 01/2003 ausführlich beschrieben, siehe auch Handbuch Ambulante Einsatzplanung 2014, Kap. 13: Controlling und Tourenplanung.

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Vieles wird in der Pflege einfach so mit erbracht, ob als „Heimliche Leistung“ oder als „Vergessene Leistung“. Erst wenn diese Leistungen nachvollziehbar dokumentiert werden, gewinnen sie an „Wert“. Dazu dient der Serviceleistungsnachweis.

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  • Info-Artikel aus „PDL Praxis 12/2011“ .pdf
  • Excel-Datei „Leistungsnachweis für Serviceleistungen“ .xls

Oft genug werden spontan weitere Leistungen gefordert und von der Pflege erbracht. Bei der in der Regel privaten Bezahlung der zusätzlichen Leistungen gibt es dann manchmal Ärger: der Kunde erinnert sich nicht mehr, es war nicht im Pflegevertrag benannt, etc. Das Formular kann hier helfen und die Privatrechnung transparenter machen.

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  • Info-Artikel aus „PDL Praxis 03/2001“ .pdf
  • Excel-Datei „Kostenübernahmeerklärung“ .xls

Beratung

Entnommen aus dem Das SGB XI-Beratungshandbuch 2018/2019, 4. Auflage 2018 finden Sie folgende Arbeitshilfen für die Beratung und das Vertragsgespräch:

Die Kombinationsleistung nach § 38 ist gar nicht so einfach zu erklären und zu berechnen. Eine tabellarische Übersicht mit den prozentualen Anteilen in 10%-Schritten sowie eine Tabelle zur genauen Berechnung können dabei hilfreich sein.

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Seit der Pflegereform 2008 ist die Tagespflege immer in Verbindung mit der Ambulanten Pflege zu sehen. Es stellt sich daher die Frage, welche Leistungen übrig bleiben, wenn jemand in die Tagespflege geht.  
 

Tagespflegerechner
  • Diese Version errechnet anhand der Anzahl der Besuchstage in der Tagespflege, wie hoch die verbleibenden ambulanten Leistungen sind und welches Geld übrig bleibt. Dabei werden auch die möglichen Entlastungsleistungen nach § 45b berücksichtigt. 

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Unser Infolexikon ist eine detaillierte Darstellung aller relevanten Aspekte im Bereich der Pflege und Versorgung zu Hause und/oder in stationären Einrichtungen.

Es ist eine Informationsdatenbank für Endkunden (aber auch für Mitarbeiter) und kann als „Ihr Serviceangebot“ in Ihren eigenen Internetauftritt integriert werden.

Hier können Sie sich beispielsweise die Integration des Infolexikons in die Internetseite unseres Referenzkunden (Caritas Sozialstationen Köln) ansehen.

Am einfachsten ist die Übernahme der Daten in das Content Management-System (CMS) Typo3, aber auch eine Übernahme in andere CMS oder „einfache“ HTML-Seiten ist möglich.

Kosten

  • Bereitstellung der Inhalte als Typo3-Export (.t3d) oder als HTML-Export (.html): 600,00 € zuzüglich gesetzlicher MwSt.
  • Integration des Infolexikons in Ihre Internetseite durch uns: nach Aufwand

Seitenübersicht Infolexikon

  • Aus der Seitenübersicht können Sie die Informationstiefe des Infolexikons ersehen .gif

Berater und Kontakt

Gerd Nett
Tel. +49 (0)2694 91 15 28
E-Mail info.nett(at)syspra(dot)de

Vertragsgespräche führen

Entnommen aus dem Buch Vertragsgespräche erfolgreich führen, 2. Auflage 2016 finden Sie folgende Arbeitshilfen:

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  • Das Formular zur Erfassung der Tätigkeiten: „Tätigkeitsübersicht“ .pdf
  • Blanko-Kostenvoranschläge zum einfachen Erstellen eines (1.) Kostenvoranschlags direkt beim Kunden .pdf
  • Alle Formulare und Checklisten als Excel-Dateien aus dem Buch www.haeusliche-pflege.net (kostenpflichtig)
  • Zur weiteren Lektüre: „Vertagsgespräche erfolgreich führen“ von Andreas Heiber, Artikel aus der „Häuslichen Pflege, 12/2010“ .pdf

Die Pflegedokumentation soll eigentlich das zentrale Informationsmedium für alle an der Pflege und Versorgung Beteiligten sein. Oft genug wird aber nur separat nach Kostenträgern die Versorgung dokumentiert, eine zusammenfassende Übersicht der einzelnen Leistungen sowie eine zeitliche Zuordnung fehlt. Der SysPra „Wochenplan“ zeigt auf Basis einer Woche, welche Tätigkeiten (unabhängig vom Kostenträger) zu welcher Tageszeit erbracht werden sollen. 

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  • Info-Artikel aus „PDL Praxis 02/2001“ .pdf
  • Excel-Datei: „Übersicht Tätigkeiten pro Tag und Woche“ .xls

Kann man einen Kostenvoranschlag sofort beim Kunden erstellen und ausrechnen, erspart man sich in der Regel einen zweiten Besuch. Die SysPra-Kostenvoranschläge stellen die Leistungen pro Woche dar, wobei jeder Tag in fünf Tageszeiten unterteilt ist. Sie basieren auf den „Formularen Häusliche Krankenpflege“, die bereits 1996 veröffentlicht wurden und haben sich seitdem in vielen Varianten in der Praxis bewährt.

SysPra bietet neben dem kostenfreien Blanko-Kostenvoranschlag (siehe bei „Vertragsgespräche“) zwei weitere Versionen:
 

Kostenvoranschläge als Druckversion für verschiedene Bundesländern

Die Leistungskataloge sind vorgegeben und müssen nicht mehr per Hand eingetragen werden. Lediglich die aktuellen Punktwerte bzw. Preise müssen noch eingetragen werden. Zusatztabellen erlauben die einfache Nutzung als handschriftliche Formulare.

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Kostenvoranschläge mit zusätzlicher Rechenfunktion für verschiedene Bundesländer

Im Unterschied zu und als Erweiterung der Druckversion können hier die Leistungen und Kosten zusätzlich auch am Computer ausgerechnet werden.

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Kostenrechnung und Vergütungskalkulation

Entnommen aus dem Vertragsgespräche erfolgreich führen, 2. Auflage 2016 finden Sie folgende Arbeitshilfen:

SysPra hat sich seit Beginn an mit Kalkulationsmodellen auseinandergesetzt und hierzu viel veröffentlicht (z.B. das Buch „Leistungsgerechte Vergütung“ von 1997). Kalkulationsmodelle zur Pflegeversicherung müssen die individuellen Leistungskataloge und Strukturen der jeweiligen Bundesländer berücksichtigen (z.B. ausgewiesene oder inklusive Wegepauschalen). Krankenversicherungsleistungen, Sozialhilfeleistungen und Privatleistungen (z.B. Guthabenkarte „Ihre Zeit“) werden zwar im Grundsatz vergleichbar wie Pflegeversicherungsleistungen kalkuliert, aber enthalten auch Kostenanteile für die Investitionskosten. Auch sollten die Wegekosten (unabhängig von evtl. anderen Regelungen bei SGB XI) separat erhoben werden. Das SysPra-Stundensatz-Kalkulationsmodell erlaubt eine individuelle Kalkulation einschließlich Wegekosten.

Die hier zur Verfügung gestellten Dateien können gut in Ergänzung zu unserem neuesten Buch „Kostenrechnung und Vergütungsverhandlungen“ genutzt werden.
 

Kostenlose Arbeitshilfen für Vergütungsverhandlungen

Zur Ermittlung von Stundensätzen in den verschiedenen Bereichen eines Pflegedienstes, bspw. SGB XI, SGB V, Privatleistungen stellen wir Ihnen folgende Datei zur Verfügung:

  • Download Excel-Datei „Stundensatzkalkulationen Pflegedienst 2017“ .xls
     
Kostenpflichtige Arbeitshilfe für Vergütungsverhandlungen:

Kostenstellen und Kostenträgerrechnung Pflegedienst:
Eine vereinfachte Kostenrechnung für eine Pflegedienst, der bislang keine separate Kostenstelle- und/oder Kostenträgerrechnung hat. Dies wird über verschiedene Verteilungsschlüssel, zum einen für die Betriebsteile SGB XI, SGB V und Privat, zum anderen für Grundpflege, Hauswirtschaft und „Häusliche Betreuung“ innerhalb des SGB XI, erreicht. 

Die Kostenrechnung für die Ambulante Pflege ist wegen der unterschiedlichen gesetzlichen Bestimmungen kein einfaches Thema. Andreas Heiber und Gerd Nett haben dazu das ausführliche Buch „Kostenrechnung und Preiskalkulation“ geschrieben, das 2013 als Erweiterung und Überarbeitung des Buches „Kostenrechnung für die ambulante Pflege“ (2002, von Andreas Heiber) erschienen ist. 

Im Dezember 2017 erschien als Erweiterung und Update das Buch „Kostenrechnung und Vergütungsverhandlungen“. 

Die Pflegebuchführungsverordnung schreibt  eine verursachungsgerechte Kostenstellenverteilung vor. 

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  • Zur Ermittlung der Verteilungsschlüssel (nach SGB XI / SGB V / SGB XII / Privat / Trägerleistungen) für Personal- und Sachkosten in der Ambulanten Pflege stellen wir Ihnen folgende Excel-Datei zur Verfügung: „Einfacher Verteilungsschlüssel_Kostenrechnung_Kalkulation“ .xls

Zur Vorbereitung von Vergütungsverhandlungen sind die Vertragsparteien gemäß § 89 Abs. 2 SGB XI zu ermitteln. Nur die Pflegekassen bzw. Sozialhilfeträger, auf die im letzten Jahr mehr als 5 % der vom Pflegedienst betreuten Pflegebedürftigen (Fälle, nicht beispielsweise Umsatz!) entfallen, sind auch Teilnehmer der Vergütungsverhandlungen. Zur Ermittlung dient diese Tabelle.

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  • Excel-Datei „Ermittlung der Vertragsparteien“ .xls

Guthabenkarte für die ambulante Pflege

Eine neue Form der Versorgung für die Ambulante Pflege.

Neben den Leistungen der Grund- und Behandlungspflege fehlen zu einer umfassenden Versorgung oft weitere Leistungsangebote, die auch privat in Rechnung zu stellen sind. Das Guthabenkartensystem „Ihre Zeit“ bietet hierfür die praxiserprobte Lösung. 

Die Umsetzung der Guthabenkarte „Ihre Zeit“ wurde 2005 mit dem Häusliche Pflege Innovationspreis ausgezeichnet.

Neben den Leistungen der Grund- und Behandlungspflege fehlen zu einer umfassenden Versorgung oft weitere Leistungsangebote, die auch privat in Rechnung zu stellen sind. In der Praxis sind hierzu unterschiedliche Entwicklungen zu beobachten: Privatleistungen werden nur pauschal und lustlos angeboten wie: „Weitere Leistungen auf Anfrage“, oder es gibt mehr oder weniger ausführliche Privatpreislisten mit fest vorgegebenen Leistungsinhalten.
 

Die Idee von „Ihre Zeit“ nimmt verschiedene Strömungen auf
  • Kunden wünschen sich in der Leistungsdefinition Freiheit, sie wollen selbst bestimmen und kontrollieren können, was sie bekommen.
  • Privatleistungen sind scheinbar schwer zu verkaufen, vor allem bei unklar oder zu einschränkend definierten Inhalten.
  • Dem gegenüber steht die Bereitschaft der Pflegekunden und ihrer Angehörigen, für Privatleistungen Geld auszugeben.
     
Das Guthabenkartensystem „Ihre Zeit“ bietet hierfür die praxiserprobte Lösung
  • Der Kunde definiert selbst die Leistungsinhalte, er kann ihre sachgemäße Erbringung überprüfen (durch die Kontrolle der Zeit), durch das Vorkassesystem hat er die tatsächliche Kostentransparenz.
  • Der Pflegedienst setzt mit dem „Ihre Zeit“ – System ein klar strukturiertes Leistungsangebot mit einfachen Regeln um. Durch das Vorkassesystem verbessert sich seine Liquidität, durch die bereits gekauften Leistungen entsteht für den Kunden ein höherer Anreiz, diese auch tatsächlich abzurufen. 
  • Auch sind die Guthabenkarten hervorragend zum Verschenken geeignet.